Cùng QTU tìm hiểu về học ngành lễ tân khách sạn

Nhân viên lễ tân là gì?

Nhân viên lễ tân (Receptionist) là người phụ trách chào đón, hỗ trợ khách hàng, đối tác khi đến làm việc tại công ty, khách sạn, nhà hàng hoặc các cơ sở dịch vụ. Không chỉ dừng lại ở việc tiếp đón, lễ tân còn đảm nhiệm một số công việc hành chính – văn thư và phối hợp với các phòng ban để đảm bảo hoạt động vận hành diễn ra trơn tru.

Vị trí này thường được xếp thuộc bộ phận Front Office (FO) – bộ phận tiền sảnh hoặc bộ phận hành chính – nhân sự trong các doanh nghiệp. Vai trò của lễ tân không chỉ nằm ở kỹ năng phục vụ mà còn ở việc đại diện cho hình ảnh chuyên nghiệp và thân thiện của doanh nghiệp.

Vai trò và tầm quan trọng của nhân viên lễ tân

Lễ tân là điểm chạm đầu tiên khi khách hàng ghé thăm doanh nghiệp. Họ chính là “đại sứ thương hiệu” thầm lặng, góp phần xây dựng ấn tượng ban đầu tốt đẹp hoặc ngược lại. Do đó, sự chuyên nghiệp – linh hoạt – thân thiện của nhân viên lễ tân là yếu tố cực kỳ quan trọng trong việc nâng cao trải nghiệm khách hàng và giữ gìn hình ảnh công ty.

Nhiệm vụ và trách nhiệm của nhân viên lễ tân

Tùy vào lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, công việc của lễ tân có thể có sự khác biệt nhất định. Tuy nhiên, nhìn chung, các nhiệm vụ phổ biến bao gồm:

• Chào đón và hướng dẫn khách hàng đến đúng bộ phận, phòng ban hoặc nhân sự liên quan.
• Hỗ trợ thủ tục check-in/check-out đối với khách tại các cơ sở lưu trú hoặc doanh nghiệp có quy trình kiểm soát ra vào nghiêm ngặt.
• Tiếp nhận và xử lý cuộc gọi, email, tin nhắn đến từ khách hàng, đối tác hoặc nội bộ công ty.
• Lưu trữ thông tin khách hàng/đối tác, bao gồm tên, thời gian đến – đi, lý do liên hệ.
• Đặt mua, kiểm kê văn phòng phẩm, đồng thời phối hợp quản lý tài sản văn phòng cơ bản.
• Giữ gìn khu vực lễ tân, tiền sảnh luôn gọn gàng, chuyên nghiệp và thân thiện.
• Hỗ trợ các phòng ban khác khi có yêu cầu từ cấp trên như chuẩn bị phòng họp, tiếp khách, giao nhận hồ sơ.

Những vị trí công việc lễ tân được ưa chuộng hiện nay

Tùy vào môi trường làm việc, lễ tân sẽ có những vai trò chuyên biệt hơn.

Lễ tân khách sạn

Lễ tân khách sạn chịu trách nhiệm chính trong việc làm thủ tục nhận – trả phòng cho khách, giải đáp thắc mắc, tư vấn dịch vụ, hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh trong thời gian lưu trú.

 Lễ tân nhà hàng

Lễ tân nhà hàng thường phụ trách việc đặt bàn, chào đón khách, sắp xếp chỗ ngồi hợp lý và hỗ trợ đội ngũ phục vụ đảm bảo dịch vụ diễn ra suôn sẻ.

Lễ tân văn phòng

Đây là vị trí thường thấy tại các doanh nghiệp. Nhân viên lễ tân văn phòng ngoài việc đón tiếp khách còn phải xử lý các công việc hành chính văn thư như nhận công văn, chuyển tiếp thông tin, quản lý điện thoại tổng đài,…

Lễ tân phòng khám

Lễ tân phòng khám có nhiệm vụ xếp lịch khám, hướng dẫn bệnh nhân đến đúng phòng, lưu trữ hồ sơ bệnh án, nhắc lịch tái khám, đồng thời hỗ trợ bác sĩ trong một số công việc hành chính cơ bản.

Lễ tân Spa – Thẩm mỹ viện

Bên cạnh nhiệm vụ chung, lễ tân trong lĩnh vực làm đẹp cần có kỹ năng tư vấn, giới thiệu các gói dịch vụ và xử lý các yêu cầu đặt lịch, thay đổi liệu trình hoặc khiếu nại từ khách hàng.

Yêu cầu và kỹ năng cần có ở một nhân viên lễ tân

Dù bạn ứng tuyển vị trí lễ tân ở đâu, thì các tố chất và kỹ năng dưới đây là điều không thể thiếu:

Yêu cầu cơ bản

• Ngoại hình ưa nhìn, tác phong chuyên nghiệp, thái độ thân thiện.
• Khả năng giao tiếp tốt, ứng xử linh hoạt trong nhiều tình huống.
• Biết sử dụng các thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, điện thoại tổng đài.
• Thành thạo tin học văn phòng và các phần mềm quản lý cơ bản.
• Có thể sử dụng ngoại ngữ là một lợi thế lớn, nhất là trong ngành dịch vụ, khách sạn, du lịch.
• Có kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính, chăm sóc khách hàng là điểm cộng lớn.

Kỹ năng mềm cần thiết

• Giao tiếp chuyên nghiệp (cả bằng lời nói và văn bản).
• Kỹ năng lắng nghe chủ động, nắm bắt nhanh yêu cầu của khách.
• Khả năng xử lý đa nhiệm, không để công việc bị gián đoạn dù có nhiều tình huống xảy ra cùng lúc.
• Giải quyết vấn đề nhanh nhạy, giữ bình tĩnh trong mọi tình huống.
• Kỹ năng tổ chức công việc, lên kế hoạch rõ ràng.
• Tinh thần hợp tác, làm việc nhóm với các bộ phận khác trong doanh nghiệp.
• Khả năng thích ứng nhanh với sự thay đổi và linh hoạt trong công việc.

Lễ tân khách sạn học ngành gì ?

Hiện nay chưa có chương trình đào tạo đại học chuyên ngành “lễ tân”. Tuy nhiên, bạn có thể theo học các ngành như:

• Quản trị khách sạn
• Quản trị du lịch
• Quản trị nhà hàng
• Quản trị nhân sự
• Hành chính văn phòng

Ngoài ra, nếu bạn muốn rút ngắn thời gian, các khóa học nghiệp vụ lễ tân ngắn hạn cũng là lựa chọn phù hợp. Các khóa này thường kết hợp lý thuyết và thực hành giúp học viên sớm làm quen với môi trường thực tế.

Mức lương nhân viên lễ tân hiện nay là bao nhiêu?

Mức lương của nhân viên lễ tân tại Việt Nam phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kinh nghiệm, ngành nghề, quy mô công ty và vị trí địa lý. Trung bình, mức lương lễ tân hiện nay dao động từ 6 – 10 triệu VNĐ/tháng, chưa kể các khoản thưởng và phụ cấp khác. Một số khách sạn, spa hoặc doanh nghiệp lớn còn áp dụng chính sách thưởng theo hiệu suất, mang lại thu nhập ổn định cho người lao động.

Kết luận

Nhân viên lễ tân là một trong những vị trí vừa mang tính chuyên môn, vừa đòi hỏi kỹ năng mềm cao. Không chỉ đơn thuần là người “ngồi quầy”, lễ tân là đại diện cho bộ mặt doanh nghiệp và là cầu nối giữa khách hàng với tổ chức. Nếu bạn yêu thích công việc giao tiếp, có tác phong chuyên nghiệp và mong muốn một môi trường làm việc năng động, thì lễ tân chắc chắn là lựa chọn đầy tiềm năng.

PHÒNG TRUYỀN THÔNG & TUYỂN SINH