Trường Đại học Quang Trung được thành lập theo Quyết định số 62/2006/QĐ-TTg ngày 17/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ. Phòng TCCB-HC&TB được hình thành ngay tại thời điểm thành lập Trường. Phòng TCCB-HC&TB có chức năng và nhiệm vụ như sau:

I.  Chức năng

1. Tham mưu, giúp Ban Giám hiệu quản lý công tác tổ chức cán bộ, công tác bảo vệ chính trị nội bộ và các chế độ, chính sách.

2. Tham mưu, giúp Ban Giám hiệu theo dõi, tổng hợp, đánh giá tình hình hoạt động của Trường, của từng đơn vị. Thực hiện công tác hành chính văn thư, lưu trữ, các hoạt động tuyên truyền và công tác đối ngoại của Trường.

3. Tham mưu xây dựng kế hoạch phát triển, quản lý, mua sắm, sửa chữa các trang thiết bị, vật tư phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, làm việc của Nhà trường; Quản lý đất đai và tài sản trên đất đai, cơ sở hạ tầng kỹ thuật và sửa chữa công trình công cộng của Trường.

4. Phục vụ giảng đường, mở và đóng cửa phòng học theo lịch dạy, cung cấp thiết bị, công cụ dụng cụ dạy học.

5. Đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm trong công tác phục vụ bếp ăn cho cán bộ, giáo viên và sinh viên.

6. Đảm bảo vệ sinh và bảo vệ an ninh trật tự và an toàn tài sản của Nhà trường.

7. Quản lý, điều động xe ô tô phục vụ công tác theo chỉ đạo của Ban Giám hiệu.

8. Quản lý Nhà công vụ và Nhà chuyên gia.

II. Nhiệm vụ

1. Công tác Tổ chức – Cán bộ

1. 1 Chủ trì xây dựng, bổ sung chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức các đơn vị trực thuộc Ban Giám hiệu.

1.2 Chủ trì phối hợp với các đơn vị có liên quan trong việc tham gia xây dựng và vận dụng thực hiện các chế độ, chính sách phù hợp với đặc điểm của Trường.

1.3. Tham mưu cho lãnh đạo nhà trường trong việc xây dựng cơ cấu đội ngũ cán bộ, quy hoạch cán bộ lãnh đạo quản lý, định mức chỉ tiêu biên chế và nhu cầu nhân lực.

1.4. Phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan lập kế hoạch xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên. Làm đầu mối xây dựng tiêu chuẩn và đánh giá cán bộ, giảng viên, nhân viên của Nhà trường.

1.5. Theo dõi và tổ chức hướng dẫn thực hiện các quy định về tuyển dụng, quản lý, bổ nhiệm, tiếp nhận, điều động, luân chuyển, kỷ luật, nâng ngạch, chuyển ngạch, hợp đồng lao động theo chức thực thực hiện công tác quản lý lao động; các chế độ chính sách đối với cán bộ, giảng viên, nhân viên: Chế độ tiền lương, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể, tai nạn, ốm đau, thai sản, bệnh nghề nghiệp, chế độ làm việc, giờ giấc lao động, độc hại…; theo dõi việc thực hiện chức năng nhiệm vụ, kỷ luật lao động của các đơn vị, cá nhân trong Trường.

1.6. Phối hợp với Phòng Kế hoạch – Tài chính lập danh sách chi trả lương, tiền lễ, Tết, các khoản bảo hiểm xã hội của cán bộ, giảng viên, nhân viên theo quy định của Nhà nước và của Nhà trường.

1.7. Chủ trì phối hợp với các đơn vị chức năng có liên quan xây dựng các phương án tổ chức công tác bảo vệ chính trị nội bộ; Tổ chức công tác thống kê, quản lý hồ sơ đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên; Chủ trì phối hợp với các đơn vị chức năng quản lý cán bộ, giảng viên, nhân viên của trường đi công tác, học tập, tham quan, du lịch ở nước ngoài.

1.8. Phối hợp với các đơn vị chức năng và tổ chức đoàn thể trong Nhà trường thực hiện chế độ thăm hỏi hiếu hỉ theo quy định.

1.9. Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ xét nâng lương hàng tháng

1.10. Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ  nhân sự và hồ sơ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, giảng viên, nhân viên.

1.11.Tổng hợp, thống kê, báo cáo thường kỳ hoặc đột xuất công tác tổ chức, cán bộ theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.

2. Công tác Hành chính

2.1. Tiếp nhận, xử lý, tổ chức quản lý các văn bản đi, đến, văn bản nội bộ, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Ban Giám hiệu, các đơn vị và cá nhân trong Trường theo quy định.

2.2. Hướng dẫn các đơn vị trong Trường về thể thức các văn bản theo quy định hiện hành để thực hiện thống nhất trong toàn Trường; Thẩm định về thể thức các văn bản trước khi trình Ban Giám hiệu ký, duyệt; Theo dõi, phát hiện và có biện pháp chấn chỉnh những vi phạm về thủ tục hành chính đã quy định.

2.3. Dự thảo các báo cáo, công văn, thông báo, … của Trường theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.

2.4. Chứng thực, sao lục các công văn, các giấy tờ hành chính của cán bộ, sinh viên và của Trường trong phạm vị được ủy quyền và theo quy định của Luật Công chứng. Sao chụp các văn bản, tài liệu theo yêu cầu của Ban giám hiệu.

2.5. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên của Trường theo sự ủy quyền của Ban Giám hiệu.

2.6. Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ các công văn, giấy tờ, tài liệu chung của Trường.

2.7. Quản lý con dấu và dấu tên của Lãnh đạo Nhà trường theo quy định hiện hành.

2.2.8.  Mua, cung cấp và quản lý văn phòng phẩm, hàng hóa, nước uống cho các đơn vị trong Trường.

2.8. Tổ chức và phối hợp tiếp đón khách trong và ngoài Trường đến làm việc với Trường.

2.9. Đầu mối tiếp nhận các đơn thư khiếu nại tố cáo của cán bộ, giảng viên, nhân viên báo cáo Lãnh đạo Nhà trường giải quyết.

2.10. Phối hợp với các đơn vị chức năng tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo của Trường.

2.11. Tổ chức phục vụ khánh tiết, chuẩn bị các ấn phẩm làm quà tặng, chúc mừng,…phục vụ công tác giao dịch, đối ngoại của Trường.

2.12. Xây dựng Lịch công tác hàng tuần của Ban Giám hiệu;

2.13. Làm các báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám hiệu.

3. Nhiệm vụ Quản trị – Thiết bị

3.1. Phối hợp các đơn vị chức năng có liên quan xây dựng kế hoạch đầu tư, phát triển các phương tiện, dụng cụ phục vụ cho giảng dạy, học tập và làm việc của CB – GV – NV và sinh viên trong trường,

3.2. Tham mưu cho Ban Giám hiệu về công tác xây dựng cơ bản và phối hợp với các đơn vị chức năng triển khai thực hiện các dự án đầu tư theo kế hoạch, phù hợp với quy hoạch phát triển của Nhà trường

3.3. Lập kế hoạch trình Hiệu trưởng quyết định và tổ chức thực hiện các hoạt động mua sắm, sử dụng, quản lý, bảo trì, bảo dưỡng tài sản, trang thiết bị trong Nhà trường.

3.4. Phối hợp với các đơn vị có liên quan để xác định các tiêu chí kỹ thuật, giá cả để trên cơ sở đó thực hiện các thủ tục mua, thanh lý các thiết bị, phương tiện chuyên dùng có giá trị lớn trực tiếp phục vụ cho giảng dạy, học tập, làm việc.

3.5. Lập hồ sơ từng loại phương tiện, dụng cụ được mua sắm, xây dựng các phương án và trực tiếp tổ chức thực hiện việc duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa và quản lý các phương tiện, dụng cụ được trang bị để phục vụ giảng dạy, học tập, làm việc.

3.6. Xây dựng kế hoạch mua sắm và trực tiếp quản lý hệ thống điện chiếu sáng, hệ thống nước máy và nước bơm phục vụ sinh hoạt của cán bộ, giảng viên, nhân viên và sinh viên trong Trường.

3.7. Tổ chức phục vụ âm thanh, ánh sáng, các trang thiết bị cần thiết trong các dịp Lễ – Hội, hội nghị, hội thảo, các hoạt động văn hóa, văn nghệ do Nhà trường tổ chức.

3.8. Tổ chức công tác phục vụ giảng dạy và học tập tại các giảng đường, lớp học đảm bảo đúng lịch học, đúng giờ, quản lý tài sản, phương tiện trong từng lớp học.

3.9. Phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện các phương án phòng, chống cháy nổ, phòng chống thiên tai nhằm bảo vệ tài sản Nhà trường.

3.10. Duy trì an ninh trật tự trong khu vực Trường. Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, phòng chống mất mát tài sản.

3.11. Quản lý và điều hành việc sử dụng xe ô tô của Nhà trường phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo Nhà trường; Bảo quản, bảo trì, bảo dưỡng xe; Thanh toán xăng dầu, mua bảo hiểm xe định kỳ theo quy đình, quy trình kỹ thuật, các quy định của Nhà nước và của Nhà trường; Thực hành tiết kiệm chống lãng phí trong vận hành xe.

3.12. Tổ chức phục vụ ăn, uống cho cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên tại căng tin nhà trường theo quy định của nhà trường; Xây dựng và thực hiện quy trình xuất nhập lương thực thực phẩm, quy trình chế biến thực phẩm và quy trình phục vụ nhằm đảm bảo về vệ sinh an toàn thực phẩm và phòng bệnh cho mọi người; Đảm bảo số lượng và chất lượng dinh dưỡng theo tiêu chuẩn; Phối hợp và chịu sự kiểm tra đánh giá của Phòng Y tế nhà trường và cơ quan quản lý nhà nước về vệ sinh an toàn thực phẩm.

3.13. Thực hiện vệ sinh công cộng khu vực giảng đường và khu vực làm việc; Đảm bảo chỗ ăn nghỉ cho giảng viên thỉnh giảng ở xa và khách đến làm việc tại Trường.

                 3.14. Hàng năm cùng với các đơn vị thực hiện việc kiểm kê tài sản.

3.15. Lưu trữ hồ sơ, sổ sách, tài liệu thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng theo quy định.

3.16. Lập chương trình công tác từng nhiệm vụ hàng tháng và tổ chức triển khai công tác theo kế hoạch chung của Nhà trường, phối hợp với các đơn vị chức năng thực hiện các công tác phát sinh.

3.17. Thực hiện công tác tổng hợp và thống kê báo cáo về công tác quản lý, sử dụng tài sản theo yêu cầu của lãnh đạo Nhà trường.

3.18. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Hội đồng trường và Ban Giám hiệu.